E-Rechnung — was ist das eigentlich?
XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931, Peppol, Leitweg-ID: Das sind keine fünf Welten, sondern ein Rohrsystem. Erst die kurze Tour, dann auf Wunsch die ganze Werkstatt.
Vier kurze Schritte — reicht für 90 % aller Fälle.
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Bild
Ein PDF zeigt Ihnen eine Rechnung — so wie ein Foto Ihnen ein Rohr zeigt. Eine E-Rechnung dagegen liefert jede Angabe in einem eigenen, beschrifteten Feld, damit die Software des Empfängers sie ohne Abtippen verbuchen kann. Links die Rechnung, wie Sie sie kennen — rechts dieselben Angaben, wie die Software sie liest:
Dieselbe Rechnung, zweimal gelesen
Grafik seitwärts wischen — sie ist breiter als der Bildschirm.
Jede farbige Linie ist eine Übersetzung: Die Zeile links wandert in ein nummeriertes Feld der Norm rechts — BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-112 der Bruttobetrag. Die Software des Empfängers verbucht diese Felder ohne Abtippen und prüft sie nach festen Regeln. Ein reines PDF hat solche Felder nicht und ist seit 2025 rechtlich eine „sonstige Rechnung“ — keine E-Rechnung.
Das Hybrid: beides in einer Datei
Eine PDF, in der der Datensatz als Anhang steckt. Menschen sehen das Bild, Maschinen nehmen das XML. Das ist ZUGFeRD. Wichtig: Gebucht wird, was im XML steht — nicht, was im Bild steht.
Eine Norm, zwei Anschlüsse
Welche Felder eine E-Rechnung hat und wie sie heißen, legt die europäische Norm EN 16931 fest — das Hauptrohr. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die zwei Anschlüsse daran — sie unterscheiden sich in der Verpackung, nicht im Empfänger. Jede Rechnung nimmt genau einen davon; im Ausland hängen weitere Anschlüsse am selben Rohr:
Grafik seitwärts wischen — sie ist breiter als der Bildschirm.
XRechnung
Der deutsche Standard, den Behörden verlangen — an Unternehmen ebenso gültig. Eine reine XML-Datei — kein PDF dabei. Sie verlangt ein paar Felder mehr als die Norm, vor allem eine Käuferreferenz: bei Behörden die Leitweg-ID, bei Unternehmen eine vereinbarte Referenz. Gepflegt von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards der Verwaltung.
ZUGFeRD / Factur-X
Zwei Namen, ein Format: In Deutschland heißt es ZUGFeRD, in Frankreich Factur-X — seit ZUGFeRD 2.1 technisch identisch, der XML-Anhang heißt in beiden Fällen factur-x.xml. Das Hybridformat für Rechnungen zwischen Firmen: eine PDF, die den XML-Datensatz als Anhang mitführt — der Empfänger kann sie ansehen und trotzdem automatisch verbuchen. Es gibt sie in Profilen; nur die vollständigen zählen als E-Rechnung.
Weitere Anschlüsse am selben Rohr — im Ausland
EN 16931 ist ein offener europäischer Standard, und jedes Land darf eigene Anschlüsse daran bauen. Für Rechnungen aus Deutschland zählen vor allem zwei: Peppol BIS Billing, die Ausprägung für das europäische Peppol-Netz, über das Behörden und viele Firmen in der EU annehmen — und ebInterface, das nationale Format Österreichs, das der Bund dort neben Peppol akzeptiert. Alle lesen dieselben Felder; was sich ändert, sind Verpackung, Adresse und Transport. Mehr dazu in Werkstatt D.
An wen geht die Rechnung?
Das Format richtet sich nach dem Empfänger, nicht nach Ihrer Software. Klicken Sie an, wer Ihre Rechnung bekommt — der Plumber antwortet:
Reines XML mit Leitweg-ID
Der Bund und die meisten Länder und Kommunen verlangen die XRechnung. Sie brauchen die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers — sie steht im Auftrag oder Sie fragen danach — und tragen sie als Käuferreferenz ein. Dann laden Sie die XML-Datei im Portal der Behörde hoch oder liefern sie über Peppol an.
Ein ZUGFeRD-PDF hilft hier nicht weiter: Die Portale wollen das XML, viele nehmen die PDF gar nicht an.
Dicht oder Leck? Acht Sätze, die man oft hört
Wir haben einige davon selbst schon geschrieben. Deshalb stehen sie hier. Sagen Sie, ob der Satz hält:
Grün: dicht. Koralle: Leck. Alles ohne Wertung — falsche Antworten sind der Grund, warum es diese Seite gibt.
Profile, Syntaxen, Transportwege, Prüfregeln, Ausland — für alle, die es genau wissen wollen.
Und welcher Anschluss ist Ihrer?
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